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Informativa sulla privacy

1. Introduzione

Prismos attribuisce grande importanza alla tutela della privacy e tratta i dati personali in modo riservato, nel rispetto della normativa applicabile, in particolare del GDPR. La presente informativa illustra la raccolta dei dati, le finalità del trattamento, i periodi di conservazione, i tuoi diritti e i recapiti di contatto. Si applica al sito web www.prismos.ai, alla piattaforma Prismos, ai servizi correlati e a tutte le comunicazioni con l'azienda.

2. Informazioni generali

2.1 Chi è il titolare del trattamento?

PRISMOS, società a responsabilità limitata con sede in Bekaflaan 54, 3200 Aarschot, Belgio (numero d'impresa 1013.252.201), agisce in qualità di titolare del trattamento. Tuttavia, per quanto riguarda i dati dei dipendenti dei clienti di Prismos che accedono alla piattaforma e i dati contenuti nei documenti forniti dai clienti, il cliente è il titolare e Prismos agisce come responsabile del trattamento. Per tali trattamenti, consulta l'informativa sulla privacy del tuo cliente.

2.2 Come riceviamo i tuoi dati personali?

I dati personali identificano direttamente o indirettamente le persone fisiche. Prismos raccoglie dati quando la contatti, utilizzi i servizi, ti candidi per un'offerta di lavoro, oppure da fonti pubblicamente disponibili, tra cui:

  • Media audiovisivi e registri pubblici
  • Siti web di partiti politici e organizzazioni di advocacy
  • Banche dati pubbliche come la Banca-Carrefour delle Imprese

2.3 Condividiamo i tuoi dati personali al di fuori dell'Unione europea?

In linea di principio, utilizziamo i tuoi dati personali solo per fornire i servizi che richiedi. I trasferimenti di dati personali al di fuori del SEE richiedono garanzie adeguate, tra cui clausole contrattuali tipo o l'EU-U.S. Data Privacy Framework. I dati vengono crittografati prima di qualsiasi trasferimento verso paesi terzi.

2.4 Quali diritti hai in quanto interessato?

Disponi dei seguenti diritti:

  • Diritto di accesso ai tuoi dati personali
  • Diritto di rettifica dei dati incompleti o inesatti
  • Diritto alla cancellazione dei dati personali
  • Diritto di limitazione del trattamento senza cancellazione
  • Diritto di opposizione al trattamento basato su interessi legittimi
  • Diritto di revocare il consenso, ove applicabile
  • Diritto di opposizione al marketing diretto
  • Diritto alla portabilità dei dati quando il trattamento si basa sul consenso o su un contratto

Se desideri esercitare uno dei diritti sopra elencati, contattaci via e-mail o per posta utilizzando i recapiti indicati di seguito.

Quando chiedi di esercitare i tuoi diritti, Prismos verifica la tua identità. Le richieste sono di norma gratuite, salvo che siano manifestamente infondate o eccessive. La risposta viene fornita entro un mese; per le richieste complesse il termine può essere esteso a tre mesi.

2.5 Vuoi esercitare i tuoi diritti, hai domande o un reclamo?

Contatta Prismos per questioni relative ai diritti, domande o reclami:

  • E-mail: privacy@prismos.ai
  • Posta: Prismos BV, all'attenzione del responsabile della protezione dei dati, Bekaflaan 54, 3200 Aarschot, Belgio

Puoi presentare un reclamo all'Autorità belga per la protezione dei dati:

3. Attività di trattamento specifiche che possono riguardarti

3.1 Sei un cliente di Prismos che utilizza la piattaforma o i servizi Prismos

Prismos raccoglie e tratta:

  • Dati di contatto (nome, professione, azienda, telefono, e-mail, indirizzo)
  • Corrispondenza e comunicazioni
  • Dati di fatturazione e amministrativi
  • Dati di identificazione elettronica (indirizzo IP, informazioni sul dispositivo, orari di connessione)

Le finalità del trattamento comprendono:

  • Fornire informazioni sui servizi
  • Concedere l'accesso alla piattaforma ed erogare i servizi
  • Gestire reclami e feedback
  • Elaborare i pagamenti
  • Gestire il rapporto con i clienti

Le basi giuridiche comprendono l'esecuzione del contratto e il legittimo interesse di Prismos a servire meglio i propri clienti.

I dati sono conservati fino a tre mesi dopo la cessazione del contratto, salvo diversi obblighi di legge. I dati personali possono essere comunicati a subappaltatori (responsabili del trattamento) sulla base di istruzioni scritte e accordi sul trattamento, oppure ad autorità giudiziarie o amministrative quando previsto dalla legge.

3.2 Sei una figura pubblica, un esperto o un rappresentante che condivide informazioni e/o partecipa a dibattiti politici pubblici, discussioni o all'elaborazione delle politiche

Prismos tratta:

  • Dati di contatto (nome pubblicamente disponibile, professione, appartenenza politica, telefono, e-mail)
  • Comunicazioni pubbliche professionali (dichiarazioni parlamentari, discorsi, dibattiti, proposte)
  • Foto e contenuti audiovisivi relativi ad apparizioni pubbliche

Le finalità del trattamento comprendono:

  • Fornire ai clienti sintesi accurate dei dibattiti normativi e approfondimenti basati sull'IA, adattati a settori specifici
  • Facilitare l'accesso alle informazioni sui processi politici e democratici
  • Promuovere la trasparenza e consentire l'estrazione di intelligence strategica

Le basi giuridiche si fondano sul legittimo interesse di Prismos a promuovere la trasparenza, supportare la conformità normativa dei clienti e rafforzare la consapevolezza democratica.

I dati sono conservati solo per il tempo necessario. Possono essere comunicati a subappaltatori (responsabili del trattamento) o ad autorità giudiziarie o amministrative quando previsto dalla legge.

3.3 Sei un fornitore o un subappaltatore di Prismos

Prismos tratta:

  • Dati di contatto (nome, titolo, funzione, telefono, e-mail, indirizzo dell'ufficio)
  • Corrispondenza e comunicazioni
  • Informazioni sulle forniture e sugli incarichi, inclusi i dati di pagamento

La finalità del trattamento è l'acquisto di beni o servizi.

Le basi giuridiche si fondano sull'esecuzione del contratto o su misure precontrattuali.

I dati sono conservati fino a un anno dopo il completamento del servizio, salvo diversi obblighi di legge. Possono essere comunicati a subappaltatori (responsabili del trattamento).

3.4 Visiti il sito web di Prismos o sei iscritto alla nostra newsletter

Prismos tratta:

  • Dati di contatto (nome, e-mail, nome dell'azienda, ruolo, indirizzo)
  • Corrispondenza e comunicazioni
  • Dati di identificazione elettronica (indirizzo IP, orari di connessione, informazioni sul dispositivo, pagine visitate, download)

Le finalità del trattamento comprendono:

  • Rispondere alle domande e fissare incontri
  • Marketing diretto su prodotti e servizi
  • Installare e leggere cookie

Le basi giuridiche comprendono misure precontrattuali, il consenso dell'utente per il marketing diretto e i cookie non essenziali, e il legittimo interesse di Prismos per i cookie strettamente necessari.

Periodi di conservazione:

  • Fino a un anno dall'ultimo contatto in qualità di potenziale cliente
  • Fino alla revoca del consenso per il marketing diretto
  • Periodi variabili a seconda del tipo di cookie

I dati possono essere comunicati a subappaltatori (responsabili del trattamento) o alle terze parti elencate nella Cookie policy.

3.5 Sei un candidato (potenziale) presso Prismos

Prismos tratta:

  • Dati di contatto (nome, funzione, telefono, indirizzo, e-mail, account social)
  • Corrispondenza e comunicazioni
  • Informazioni relative alla selezione (genere, data di nascita, fotografia, modulo di candidatura, CV, note dei colloqui)

Le finalità del trattamento comprendono:

  • Valutare l'idoneità dei candidati ed esaminare le candidature
  • Informare i candidati sulle posizioni aperte
  • Fornire aggiornamenti sulle attività e sulle novità di Prismos

Le basi giuridiche comprendono misure precontrattuali e il consenso del candidato.

I dati vengono cancellati entro quattro settimane dalla conclusione del processo di selezione, salvo che il candidato acconsenta a una conservazione più lunga. I dati dei candidati che prestano il consenso sono conservati per un anno, dopodiché viene richiesto il rinnovo del consenso.

I dati possono essere comunicati a subappaltatori (responsabili del trattamento).

3.6 Partecipi a una delle attività di Prismos (webinar, workshop, eventi di networking, eventi con panel su temi politici e di altro tipo, ecc.)

Prismos tratta:

  • Dati di contatto (nome, azienda, funzione, indirizzo, telefono, e-mail, dati di pagamento per le attività a pagamento)
  • Corrispondenza, comprese le domande poste nella chat dei webinar
  • Informazioni relative agli eventi (biglietti da visita, esigenze alimentari, foto, video)

Le finalità del trattamento comprendono:

  • Organizzare le attività
  • Condurre sondaggi
  • Marketing diretto per invitare i partecipanti
  • Marketing tramite la pubblicazione di foto e video su siti web e social media

Le basi giuridiche comprendono l'esecuzione del contratto, il legittimo interesse di Prismos a migliorare la qualità delle attività e a servire meglio i partecipanti, e il consenso dei partecipanti per foto e riprese video.

I dati sono conservati solo per il tempo necessario. Possono essere comunicati a subappaltatori (responsabili del trattamento).

4. Fornitori di servizi terzi

Il software di Prismos interagisce con fornitori di servizi terzi. L'elenco completo dei fornitori è disponibile su richiesta. Prismos utilizza i servizi API e il player incorporato di YouTube, senza raccogliere dati di visualizzazione di YouTube. Gli utenti accettano i Termini di servizio di YouTube e prendono atto che Google tratta i dati di visualizzazione secondo la propria Informativa sulla privacy.

5. Modifiche alla presente informativa sulla privacy

Prismos può aggiornare periodicamente la presente informativa; ti invitiamo a consultarla regolarmente per restare informato sulle modifiche.